INFORMATIONS PRATIQUES

Avant de renseigner le formulaire ci-après , nous vous invitons à lire:

 

  1. Complétez le formulaire  en renseignant les informations requises, notamment les champs obligatoires;
  2. Si vous ne disposez pas de l'ensemble des informations demandées, renseignez celles dont vous disposez afin de pouvoir enregistrer une version intermédiaire de votre formulaire;
  3. Cliquez sur enregistrer brouillon  (un mail est automatiquement envoyé à l'adresse mail renseignée reprenant la version enregistrée en format pdf);
  4. Veillez à ne pas cocher la case "valider" avant de renseigner l'intégralité du formulaire (la validation  du formulaire est définitive et irréversible);
  5. Une fois le formulaire enregistré vous recevrez un mail contenant:
    • La référence de votre projet;
    • Le récapitulatif des informations introduites;
    • Un lien unique pour modifier le formulaire de votre  projet : il est possible de partager ce lien avec les contributeurs potentiels à votre projet;
    • Le formulaire en pdf .

N.B: Tant que le formulaire n'est pas validé, il est possible de le consulter et de le modifier autant de fois que souhaité, pour autant que la date limite d'introduction des demandes n'est pas dépassée. 

  • Le formulaire en ligne ne sauvegarde que les dernières modifications enregistrées;
  • Les versions intermédiaires sont écrasées automatiquement;
  • Pour retrouver une version précédente, veuillez vous référer au document pdf envoyé par mail après chaque enregistrement. 
  1. Cliquez sur "Valider"
  2. Vous recevez un mail contenant :
    • La référence de votre projet;
    • Le récapitulatif des informations introduites;
    • Le formulaire en pdf.

Une fois la validation définitive du formulaire effectuée (étape irréversible), l'administration de l'ARES reçoit un message de notification et procède au verrouillage du formulaire déposé. 

Forme d'enseignement

Renseignez le nom de l'établissement pour afficher les suggestions, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante pour valider votre choix. 

L'encodage "libre" n'est pas pris en compte. Vous devez sélectionner la proposition correspondante dans le menu déroulant.

2. Établissement(s) partenaire(s)
éléments supplémentaires
Forme d'enseignement
Il convient de préciser le ou les site.s concerné.s par le projet.

4. Responsable du projet

Il s'agit de la personne coordonnatrice du projet.

Cette dernière veille au bon déroulement du projet sur le plan administratif et supervise l’état d’avancement des travaux. Elle devra assurer l’ensemble des étapes du projet (introduction du formulaire de candidature, transmission des différents documents requis pour l’ARES, rédaction du rapport final). 

Nous vous suggérons de désigner une personne membre de l'équipe pédagogique de l'institution. En effet, elle sera l'interlocutrice dédiée de l'administration de l'ARES pour tous les échanges et pour la transmission de tous les documents relatifs au projet.

Responsable financier

L’établissement nomme et communique à l’administration de l’ARES le ou la personne responsable financière habilitée à l'engager financièrement via l’introduction du rapport financier, la signature des différentes conventions et la fourniture des déclarations de créance, etc. Elle collaborera étroitement avec la personne coordonnatrice du projet et aura la responsabilité de veiller à ce que les dépenses engagées soient éligibles et respectent les conditions définies par l’ARES. 

Les projets sélectionnés feront l’objet d’une convention entre l’établissement d’enseignement supérieur référent du projet et l’ARES.

Cette personne s'engage à soutenir la personne  responsable de projet dans ses démarches administratives et dans la concrétisation du projet si celui-ci est sélectionné au terme de cet appel.

Si le projet de votre établissement est retenu, la convention sera signée de manière
Le titre du projet choisi doit illustrer au mieux les grandes lignes du projet proposé.

Décrivez le projet que vous souhaitez soumettre. Expliquez de quelle manière il contribue à la promotion de l'inclusion des étudiantes et étudiantes en situation de handicap au sein de votre établissement. Précisez à quelle problématique le projet répondre et les améliorations espérées si celui-ci est retenu

Un nombre illimité de fichiers peuvent être transférés dans ce champ.
Limité à 12 Mo.
Types autorisés : pdf, xls, xlsx.

Si vous estimez que des éléments sont pertinents la bonne compréhension de votre projet, il est possible de télécharger une pièce complémentaire.

 Veillez à limiter le poids de vos fichiers. Convertissez vos images en PDF et réduisez leur taille. (Si besoin, un outil en ligne gratuit est disponible ici pour compresser et convertir les fichiers)

Lien "URL" vers des éléments illustratifs utile à la compréhension du projet (vidéo, images, pdf) utile à la compréhension de la description du projet
éléments supplémentaires
4. Catégorie(s) de handicaps pouvant bénéficier du financement

Veuillez préciser les catégories de handicaps concernées par le projet. Il est possible qu'un même projet soit lié à plusieurs catégories, il est donc possible de cocher plusieurs choix.

5. Niveau d'implication des EES dans les projets d'inclusion des étudiants et étudiantes en situation de handicap

Conformément à l'article 66/01 du décret du 3 mai 2019 portant sur diverses mesures relatives à l'enseignement supérieur et à la recherche, le jury évalue et sélectionne les projets sur bases des 5 critères à justifier dans cette section.

La manière dont vous justifiez ces critères et la concordance avec le projet décrit sont des éléments centraux dans le processus de sélection. 

Nous vous invitons à décrire clairement la façon dont votre projet rencontrera chacun des critères dans le cadre du présent appel.

Afin de répondre à ce critère, il s’agit de mettre en place des actions (d’équipement ou d’infrastructure) facilitant l’accès des personnes en situation de handicap aux bâtiments des différents EES de la FWB. L’analyse de la pertinence et de l’adéquation des projets proposés permettra la sélection des projets remplissant ce critère et d’éliminer les propositions inadéquates. À noter que l’analyse sera conduite sur base des documents d’évaluation présentés et analysés par le jury. Les objectifs du projet doivent impérativement correspondre aux objectifs et conditions de l’appel à projets. Les actions proposées seront minutieusement analysées afin de mettre en évidence leur cohérence avec la promotion de l’inclusion au sein des établissements concernés. Le jury vérifiera également que le projet a été construit à partir d’un audit externe / analyse des besoins qui implique les bénéficiaires concernés et/ou les services concernés de l’établissement. À titre d’exemple, un audit externe peut appuyer une analyse permettant d’identifier les besoins des étudiantes et étudiants en situation de handicap.

Afin de répondre à ce critère, l’EES mène la réflexion sur l’inclusion des étudiants et étudiantes en situation de handicap et la capacité des projets proposés à viser le public cible. Cette réflexion peut être menée en répondant aux questions suivantes :  

  • Qu’entendez-vous par inclusion du public étudiant en situation de handicap ?
  • Dans quelle mesure le projet renforce-t-il l’inclusion de ces étudiants en situation de handicap ?
  • Le projet mobilise-t-il toutes les parties prenantes de façon claire, détaillée et convaincante ? Par parties prenantes, on désigne les étudiants, enseignants, personnels administratifs, techniques.

Le projet devra exposer de façon détaillée la méthodologie proposée. Il devra également disposer des éléments suivants :

  • un plan d’action prévisionnel reprenant de façon exhaustive les jalons importants à la réalisation du projet qui doit être décrite de façon précise et détaillée ;
  • la composition de l’équipe du projet ;
  • le planning prévisionnel, les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes ;
  • les instances de gouvernance et leur fréquence (comité de pilotage éventuel) ;
  • la description de la stratégie de communication relative au projet.

Veuillez renseigner les dates de début et de fin estimées du projet et détailler les différentes phases prévues. Le montant du financement alloué doit impérativement être consommé au plus tard le 31/05/2024 même si la réalisation du projet s'étale sur une durée supérieure.

La durée du projet est à fournir en mois (Ex: du 07.2023 au 05.2024).

Cette partie permettra au jury d'apprécier la faisabilité du projet.

Pour cette rubrique, il est demandé de lister dans un ordre chronologique croissant les différentes étapes prévues pour le projet afin que le jury puisse apprécier sa faisabilité.

Pour chaque étape veuillez fournir:

  • la date de début et de fin;
  • les différents types d'acteurs impliqués;
  • une brève description des actions à entreprendre. 

Pour ajouter une étape, il suffit de cliquer sur "Ajouter". 

Durée envisagée par étape Acteurs impliqués Brève description de cette étape du projet
éléments supplémentaires

Abstraction faite de la subvention allouée, le projet en lui-même doit avoir un caractère pérenne et durable favorisant l’inclusion dans l’enceinte des établissements concernés. Le financement octroyé par l’ARES est certes un catalyseur d’une importance majeure, mais la durabilité des enjeux relatifs à l’inclusion demeure primordiale, que ce soit sur le court, moyen ou long terme. Un contrat de maintenance / entretien devra être envisagé afin d’assurer la durabilité du projet dont le coût doit être prévu dans le budget. Ceci devra être explicité dans le dossier des établissements. De plus, une analyse des risques et une stratégie de résolution de ces risques devraient être envisagées. 

Ces risques peuvent être multiples (vandalisme, dégradation, mauvaise utilisation de l’outil, mauvaise information concernant l’utilisation de l’outil, non-utilisation de l’outil proposé).

Les aspects budgétaires représentent un levier indispensable pour l’acceptation, dans un premier temps, du projet et pour le bon déroulement de celui-ci, dans un second temps. À ce titre, il est important de procéder à une estimation pertinente de l’ensemble des charges inhérentes au projet. Par ailleurs, il faut mener les études nécessaires afin de s’assurer de la pertinence des décisions/contrats/offres/propositions/prix en termes de rapport qualité/prix, et ce dans un souci d’optimisation permanente. Comme cité précédemment, les EES doivent soumettre le budget le plus précis possible le budget doit être aussi détaillé que possible et être accompagné d’un devis détaillé et non représenté en une enveloppe globale.

En effet, chacun des éléments relatifs à la réalisation du projet doit être repris dans le tableau des dépenses prévisionnelles en mentionnant les quantités de chaque élément ainsi que le prix. Seul le document fourni par l’ARES sera analysé et évalué par le jury. Aucun autre document ne sera examiné pour les dépenses. Pour rappel, les travaux engagés dans le cadre de la mise en œuvre des projets retenus doivent faire l’objet d’un marché public respectant les procédures et les seuils de publicité. Cette démarche devra être mentionnée dans le formulaire renseigné.

Le budget du projet doit être complété à l'aide du document "dépenses prévisionnelles" (vous pouvez le télécharger via un lien au début du formulaire). Une fois complété, veuillez le télécharger dans le formulaire via le lien ci-dessous.

Tel que spécifié dans le cahier des charges, il est rappelé que le non-respect des critères d'éligibilité des dépenses entraînera un retrait du montant des dépenses non-éligibles du projet ou un refus de ce projet.

Veuillez soumettre le budget le plus précis possible. Les différents postes budgétaires généraux (investissement, fonctionnement, personnel) devront être aussi détaillés que possible. Ils ne doivent pas être répartis uniquement par enveloppe. Les membres du jury évalueront si le ratio entre ces différentes enveloppes s’accorde avec le projet proposé.

Le respect des règles du  marché public est à appliquer de manière stricte dès acceptation du projet (au moment du dépôt de la proposition du projet, c'est une estimation la plus juste possible qui est demandée).

Pour rappel, la ventilation des montants repris au niveau des rubriques du tableau des "dépenses prévisionnelles" en annexe ne pourra faire l’objet de modifications que de façon exceptionnelle. Ces montants devront impérativement être validés par l’administration de l’ARES avant la clôture du projet.

Une ventilation non validée par l'administration de l'ARES (et donc des montants dépassés pour certaines rubriques) entraînera un refus du paiement des dépenses concernées.

Veuillez télécharger le tableau des dépenses éligibles et y consigner le budget envisagé du projet.

Il est rappelé que les dépenses liées à des activités de recherche (technologique, pédagogique, scientifique...) ainsi que les activités liées directement à l'organisation d'une activité d'apprentissage ou d'un séminaire lié à un cursus de formation, ne sont pas éligibles pour cet appel à projets.

1 seul fichier.
Limité à 12 Mo.
Types autorisés : txt, rtf, pdf, doc, docx, odt, ppt, pptx, odp, xls, xlsx, ods.
Minimum 10.000€ - Maximum 85.000€
Minimum 10.000€ - Maximum 100.000€

Si d'autres sources de financement (interne ou externe à l'institution) sont prévues pour la mise en œuvre de ce projet, veuillez compléter le champ suivant en explicitant le.s financement.s complémentaire.s.